Case: t for telecom

Met bijna 100 winkels door heel Nederland en een uitgebreid aanbod aan mobiele telefoons, telefoonabonnementen, toestelverzekeringen, breedbandinternet en zelfs digitale televisie heeft t for telecom haar handen vol. Om de verkopen en de financieel-logistieke afhandeling daarvan in goede banen te leiden, is een betrouwbaar administratiesysteem van essentieel belang voor deze telecom-retailer. Dat systeem vond zij in de software van VISIPOS en AccountView: een complete oplossing waarmee t for telecom voortaan altijd precies ziet wat in haar winkels gebeurt!

Vanuit het hoofdkantoor van t for telecom in Rotterdam hebben we een gesprek met Stephan Geneugelijk, Financieel Manager bij t for telecom. “De combinatie VISIPOS-AccountView werkt perfect”, begint Stephan Geneugelijk enthousiast. “Het is veel toegankelijker, overzichtelijker en gebruiksvriendelijker dan ons oude systeem. We halen nu veel meer informatie uit onze administratie. Zo kan ik iedere avond nagaan wat onze dagelijkse omzetten zijn. Hierdoor kunnen we onze winkels adequaat aansturen en dat is gezien de enorme concurrentie in onze markt heel belangrijk!”

Paar jaar geleden
Met de komst van Windows stond t for telecom een paar jaar geleden voor een belangrijke keuze: overstappen op de Windows-versie van haar oude software óf overgaan naar een compleet nieuwe softewareoplossing. “Met een team van vijftien man hebben we toen meerdere pakketten bekeken en getest”, vertelt Stephan Geneugelijk. “Daarbij hebben we niet alleen naar de nieuwe versies van onze oude software gekeken, maar ook naar de mogelijkheden van onder andere AccountView en VISIPOS. Dat was dus een flink serieus en intensief traject, want we wilden gewoon een oplossing die ons de beste functionaliteit bood. Dat bleek uiteindelijk VISIPOS-AccountView te zijn.”

Wensen en eisen
“Tijdens ons selectietraject hebben we in de eerste plaats de wensen en eisen van onze winkels voorop gesteld. Zo moest het nieuwe pakket niet teveel handelingen van onze winkelmedewerkers vragen om verkopen te verwerken. Ook moest het om kunnen gaan met onze speciale toestel-abonnementsaanbiedingen, waarbij je een gratis toestel krijgt bij een duur abonnement. VISIPOS komt tegemoet aan al deze eisen”, vervolgt Stephan Geneugelijk. “Maar het biedt ons vooral een perfecte integratie met het betrouwbare financieel-logistieke pakket, AccountView. Daarin zit gewoon alle functionaliteit die we nodig hebben. Zoals een complete voorraadadministratie en natuurlijk een grootboek. Bovendien kunnen we dankzij de goede integratie tussen VISIPOS en AccountView vanaf het hoofdkantoor precies zien wat er in een winkel gebeurt. Wordt er bijvoorbeeld een toestel verkocht, dan zien we dat vrijwel meteen in AccountView. En andersom ook. Veranderen wij hier op het hoofdkantoor wat in de prijzen, dan wordt dat direct omgezet naar de winkels.”

Consolit
Consolit - AccountView Expert Center en partner van VISIPOS - heeft t for telecom geïntroduceerd aan de software van VISIPOS en AccountView. Omdat deze partij uit Dordrecht in het verleden haar expertise en serviceverlening aan t for telecom reeds had bewezen, viel de keuze al snel op Consolit als implementatiepartner. “De mensen van Consolit hebben ons ook geassisteerd bij het overzetten van onze administratie en onze kassa’s”, zegt Stephan Geneugelijk. “Dat verliep goed. In het begin hadden we wel wat problemen bij de verwerking van onze kassabonnen. Maar dat probleem heeft Consolit snel opgelost. Nu kunnen we vrijwel realtime onze kassabonnen verwerken! Dat is een enorme vooruitgang vergeleken met ons oude systeem. Want daarin konden we pas aan het einde van de maand onze kassagegevens financieel verwerken.”

De ervaring
t for telecom werkt nu al een aantal maanden met de oplossing VISIPOS-AccountView. “We zijn erg tevreden. Alles wat we willen weten, halen we uit ons nieuwe systeem. Dat was vroeger anders. Toen was het alsof je een klein kijkdoosje had waar je doorheen mocht kijken”, glimlacht Stephan Geneugelijk. “Nu beschikken we in ‘no time’ over grootboekinformatie en resultatenrekeningen. Maar ook hele specifieke informatie kunnen we nu opvragen. Zoals een overzicht van de voorraden op detailniveau voor onze inkoopafdeling.”

Boven op de informatie
“We zitten nu echt boven op de informatie”, vervolgt Stephan Geneugelijk. “Om een voorbeeld te geven. In ons nieuwe systeem kunnen we een mobiele telefoon op basis van zijn unieke IMEI-nummer heel precies volgen. We weten dus altijd wanneer een telefoon is binnengekomen, is verkocht, retour is gekomen of naar de reparatie is gegaan. Hierdoor kunnen we heel eenvoudig de voorraden in onze winkels controleren. Dit heeft er weer voor gezorgd dat we aanzienlijk minder voorraadverschillen hebben. Voorheen hadden we namelijk veel te maken met fraudes, oftewel medewerkers die een telefoon zonder toestemming mee naar huis namen. Maar sinds we werken met VISIPOS-AccountView komen we er snel achter als er een mobiele telefoon op deze manier uit de voorraad is verdwenen.”

Ook op internet
t for telecom is ook gestart met verkoop via internet. Hierbij vormt AccountView de backoffice, maar is VISIPOS uitgeschakeld en vervangen door een apart internetprogramma. “Onze hele webshop wordt afgehandeld via dit internetprogramma”, vertelt Stephan Geneugelijk. “Dat programma is weer gekoppeld aan AccountView, waardoor alle verkoopinformatie automatisch onze financiële administratie ingaat. En dat loopt goed, mede dankzij de expertise en begeleiding van Consolit op het gebied van internetkoppelingen. Zo hebben we pas duizend oude mobiele telefoons geplaatst in de koopjeskelder van onze website en in een week tijd was alles verkocht. Dat is ongelooflijk hard gegaan. Vooral als je bedenkt dat we er geeneens promotie voor hebben gemaakt!”

Goed advies
Op de vraag of hij nog goede adviezen heeft voor organisaties die voor een pakketkeuze staan, antwoordt Stephen Geneugelijk: “Ga niet over één nacht ijs en zorg dat je weet wat je in huis haalt. Maar vraag vooral ook door! Veel softwareleveranciers zeggen dat ze alles kunnen, maar vervolgens moeten ze nog beginnen met bouwen. Natuurlijk kun je niet, zoals in ons geval, een 100% standaardpakket krijgen. Maar als er veel aangepast moet worden, dan weet je dat je een heel lang traject met de nodige ellende ingaat. En dat moet je voorkomen. Daarom hebben wij voor de oplossing VISIPOS-AccountView gekozen. Want al onze wensen en eisen zitten zo goed als standaard in deze oplossing!”

Meer informatie
www.consolit.nl
www.tfortelecom.nl
www.visipos.nl